السؤال الأول:
ضع علامة صح أمام العبارة الصحيحة وعلامة خطأ أمام العبارات الخطأ مع تصحيح الخطأ:
1- على موظف الاستقبال صاحب الشكوى وحل مشكلته في الحال ( )
2- إذا طلب منك تصوير عدد 5 نسخ من تقرير ما من الأفضل لك استخدام آلة النسخ بالا ستنسل( )
3- الصيانة الوقائية اقل تكلفة من الصيانة العلاجية للآلات والمعدات المكتبية.( )
4- نقطة النظام في الاجتماع هي النقطة التي يشملها جدول الأعمال ( )
ثانيا: اقرأ المعلومات التالية ثم بين المقصود منها محاولا موضحا أجابتك بمثال :
1- ينبغي من الرئيس في الاجتماع أن يتجنب محاولة التأثير على قرارات الاجتماع أو الانحياز لي أي جانب:
2- التقارير هي الأداة التي يمكن بها تحقيق الرقابة الفعالة داخل الشركة:
ثالثا: بتاريخ 20/10/98 اجتمعت مديرة المدرسة بمرشداتها بالمدرسة وكان عدد المرشدات 40 مرشدة وقد طرحت المديرة اقتراحا يخص الإرشاد في المدرسة فوافق عليه الجميع إلا خمسة مرشدات:
فهل يعتبر هذا الاجتماع صحيح ؟ لماذا ؟
وما هي أركان الاجتماع الصحيح ؟
السؤال الثاني:
أولا: بين الوسيلة المناسبة للاتصال والتي تستخدم للحالات التالية:
الحالة نوع الوسيلة
أراد احمد أن يحجز احد الفنادق قبل سفره بريطانيا
تريد سعاد وهى مدرسة اقتصاد بمدرسة المحرق التجارة أن ترسل أسئلة خاصة بالمقرر إلى مدرستنا
يريد محمد طلبية جديدة لمتجره الكائن في المنامة من محلات أمل
طلب مدير المبيعات من مدير القسم أن يسجل بالتفصيل كل ما يخص البضاعة المباعة خلال شهر يناير 98
ثانيا: علل لما يأتي
1- ينبغي أن يكون موظف الاستقبال ذا ذاكرة قوية لحفظ الأسماء والوجوه.
2- من الأفضل أن يكون عامل البدال قد قضى بعض الوقت يعمل في أقسام الشركة:
السؤال الثالث:
يعمل عامر حسين موظفا بمؤسسة الإسراء التجارية ولم يمضي على عمله أكثر من شهر ولذلك فهو لا يزال متدربا وجديدا على قسم الاستقبال في الشركة مما أدى إلى فصله من العمل نتيجة لممارسات خاطئة ارتكبها بتاريخ 23/12/98.
فهل يمكنك اكتشاف تلك الأخطاء وكيف يمكن تصحيحها عند الرجوع إلى يوميات عامر:
في يوم 23/12/98 حضر عامر إلى العمل باكرا واخذ يستعد ليوم جديد وأول العمليات التي قام بها هو تسجيل العمليات النثرية وأثناء ذلك حضر احد العملاء بقصد مقابلة مدير شؤون الموظفين إلا أن عامر ظل منشغلا بتسجيل المصروفات وعطل العميل حوالي عشر دقائق مما ضايقه هذا الأمر وطلب الهاتف من عامر إلا أن كان رد عامر: كان يمكنك استخدام the tele Box أثناء الحوار رن الهاتف فأجابه عامر لحظة من فضلك إلا انه رمى السماعة بغضب مما أدى إلى إغلاق الطرف الآخر الخط. بعد نصف ساعة عاود عامرا لعمل فإذا بموظف البريد يحضر الظروف والرسائل للشركة فأرسله عامر لتوزيعهم لجهات الاختصاص.
الأخطاء:
تصحيحها:
ثانيا: قسم النسخ في المدرسة هو قسم حيوي لنسخ أوراق المحاضر والتقارير وأسئلة الامتحانات المختلفة.. الخ.
ولكن هناك عدة مشاكل يتعرض لها هذا القسم الحيوي ومنها تلف آلات النسخ بصفة دورية ومستمرة مما يعطل سير العملية التعليمية بالمدرسة.
ما هي اقتراحاتك للقضاء على تلك المشكلة:
وما هي أسباب وجود قسم خاص للنسخ في المدرسة:
السؤال الرابع:
أولا: ما الفرق بين كلا مما يأتي:
آلة النسخ بالكحول آلة النسخ بالا ستنسل
1 1
2 2
3 3
المكالمة المحلية المكالمة الدولية
1 1
2 2
3 3
ثانيا: طلب منك مديرك في العمل كتابة تقرير عن احد موظفي دائرتك الذي تكرر غيابه عدة مرات مما اثر على تأخير وتعطيل العمل في الشركة.
ما هي شروط كتابة التقرير حتى يكون جيدا:
1-
2-
3-
وما هي التوصيات (الاقتراحات ) التي ترفعها إلى مديرك في هذا التقرير ؟
1-
2-
3-
السؤال الخامس:
أولا: ما الفرق بين الحد الأقصى والحد الأدنى للمخزون وما اثر التجاوز لكل منهما على الشركة ؟
ثانيا: من البيانات التالية املأ بطاقة الصنف الخاصة بأوراق طباعة الحاسوب مقرر 111 والذي يخص مدرسة الشيخ عبد الله بن عيسى التجارية للبنين والذي يحمل الرقم 5432 .
بتاريخ 1/10/98 كان الرصيد الموجود في مخزن المدرسة المذكورة 50 ريم وفي نفس التاريخ صرف منه 20 ريم لقسم الطباعة في المدرسة.
بتاريخ 5/10/98 استخدم من الرصيد 5 ريم لقسم التسجيل بالمدرسة.
بتاريخ 7/10/98 صرف 10 ريم لطلاب مقرر حاس للطباعة بالمدرسة.
بتاريخ 10/10/98 استخدم قسم السكرتارية بالمدرسة ريمين لطباعة مستلزمات الإدارة المدرسية.
بتاريخ 15/10/98 طلب من مخازن إدارة المناهج 20 ريم وقد تم تنفيذ 50% من الطلب المذكور.
المورد الصنف
رقم الصنف
التاريخ البيان وارد منصرف الرصيد
السؤال السادس:
أولا: حوط الخيار الصحيح لكل عبارة من العبارات الآتية:
أ- كل مما يلي يبين مزايا الرسالة التجارية ماعدا أنها تعتبر:
A. قليلة التكاليف بالنسبة لوسائل الاتصال الأخرى.
B. دليل كتابي لحل المنازعات.
C. أسرع وسيلة اتصال مكتوبة.
D. تمكن من الدخول في علاقات تجارية جديدة.
ب- أن أفضل طريقة لاستخراج ألف النسخ بتكاليف اقل وبجودة أعلى هي طريقة:
A. النسخ بالكحول.
B. الاوفست.
C. التصوير الفوتوغرافي.
D. النسخ بالا ستنسل.
ج- تستخدم أوراق حجم a4 في:
1-المراسلات التجارية.
2- بطاقات التهنئة لأعياد الميلاد والزواج.
3- بطاقات البريد.
4- المذكرات.
ثانيا: علل السبب لكل مما يأتي:
1- يعتبر التخطيط للاجتماع هو أول إجراء لأول مرحلة من مراحل عقد الاجتماع:
وجود دفتر للمفقودات عند موظف الاستقبال.
ضرورة التقيد بالحد الأقصى والحد الأدنى للمخزون.
2- وجود قسم خاص للنسخ والطباعة بالشركات الكبيرة.
السؤال السابع : أولا أوجد الفرق بين كل مما يأتي :
الرسالة المذكرة
1 1
2 2
3 3
التقرير الروتيني التقرير الخاص
1 1
2 2
3 3
ثانيا: التحقت سعاد الحايكي بمصنع الومنيوم البحرين بتاريخ 10/11/99 بصفة عاملة بدالة، ولكونها موظفة مبتدئة تعرضت لبعض المواقف التي لم تستطيع مواجهتها بطريقة صحيحة فهل لك أن تحدد مواطن الضعف لكل موقف من الموافق التالية ومن ثم تصحيحه.
الموقف الأول:
معذرة لا يمكنك التحدث مع السيدة أمل فهي حاليا في اجتماع مع الأستاذ فيصل مدير شئون الأفراد في الشركة بخصوص مكافآت الموظفين.
الموقف الثاني:
عفوا ليس لدى الوقت الكافي لإعطائك المعلومات المطلوبة لأنني في انتظار مكالمة مهمة من زوجي.
الموقف الثالث:
آسفة لا أستطيع تحويلك إلى مدير المخازن لأني تعين جديد ولا اعرف من هو مدير المخازن كما لدى بعض الأعمال التي أريد إنجازها بسرعة وعملية البحث ستستغرق منى وقت .
السؤال الثامن:
أولا: لو كنت تعمل لدى إحدى الشركات الكبرى في البحرين والتي تبعد عن المنامة بمسافة 22 كيلو متر وطلب منك إنجاز مهمة رسمية بمدينة المنامة وبأقصى سرعة ممكنة ما هي المبادئ التي ستضعها نصب عينك وستتقيد بها تجنبا لوقوعك في اى خطأ واختصارا للوقت والجهد:
1-
2-
3-
4-
5-
ثانيا: لو كنت موظفا في مؤسسة نقد البحرين وطلب منك التخلص من الأموال الورقية البنكنوت في دائرة الإصدار كيف ستتصرف.
ثالثا: لو كنت تعمل كموظف استقبال بشركة الأمل لصناعة المنسوجات وطلب منك وضع قائمة بمتطلبات تلك المنطقة لتكون أكثر جاذبية وتضفي طابعا مميزا لمؤسستك.
1-
2-
3-
السؤال التاسع:
أولا: بتاريخ 10/1/2000 وفي تمام الساعة العاشرة صباحا اجتمعت المرشدة الأكاديمية مع طالباتها 2تجر2 وذلك بمناسبة العام الدراسي الجديد وكان عدد الطالبات 30 طالبة وقد حضر الجميع ماعدا أمل وسعاد.
ما نوع الاجتماع ؟
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
هل يعتبر الاجتماع قانوني ؟
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
ما هي الموضوعات التي تقترح ادارجها في جدول الاجتماع ؟
1-
2-
3-
4-
ثانيا: من البيانات التالية قم بتصميم برقية مراعيا فيها الكلفة:
المرسل: شركة النور التجارية (نوركو ) شارع المتنبي – المنامة 312 ص.ب3040
المرسل إليه: شركة المحروس لصناعة النسيج (محروسكو) شارع الجنينة سار 551
موضوع البرقية: تجهيز طلبية ملابس جاهزة، حسب الألوان المشار إليها في الرسالة السابقة خلال يومين من وصول البرقية .
ما نوع البرقية (من حيث المكان )؟
ما نوع المعاملة ؟
السؤال العاشر:
قيد العمليات التالية في بطاقة الصنف التابعة لمدرسة النور الثانوية للبنات والخاصة بأقلام السبورة علما بان المورد هو شركة الماحوزي للقرطاسية رقم الصنف 333 والرصيد الموجود بالمخازن في بداية العام الدراسي 10/9/99 هو 8 علب (بكل علية 10 أقلام )
فيما يلي حركة المخزون خلال العام الدراسي:
1- في 15منه تم صرف: 10 أقلام لقسم المحاسبة – 20 قلم لقسم الأعمال المكتبية .
2- في25 منه وجد بالمخازن ثلاث علب قديمة وغير صالحة للاستعمال.
3- في 26 منه ورد من المكتبة 200 قلم وفي نفس اليوم ردت إليها 5 علب لعدم مطابقتها للمواصفات.
4- في 28 منه تم توزيع الأقلام على المدرسات كالتالي:
a. 20 قلم لمدرسات المواد الاجتماعية.
b. 10 أقلام لمدرسات الحاسوب.
c. 10 أقلام لمدرسات اللغة العربية .
d. 20 قلم لمدرسات اللغة الإنجليزية.
بطاقة الصنف
اسم الصنف رقم الصنف
اسم المورد
التاريخ البيان الوارد المنصرف الرصيد
السؤال الحادي عشر:
اجب عن الأسئلة الآتية باختصار:
وضح الإجراءات الواجب إتباعها أثناء سير الاجتماع ليأخذ الصفة القانونية مشيرا إلى أهم الأمور الخاصة التي يحتمل وقوعها أثناء المداولات.
2- تلعب الآلات الكاتبة بمختلف أنواعها دورا كبيرا في تيسير القيام بالأعمال المكتبية المنشأة على ضوء ذلك وضح:
أهميتها بالنسبة للمنشأة:
كيفية المحافظة عليها:
نوعين منها
ما هي مميزات الحديث منها:
السؤال الثاني عشر:
تقدمت لشغل وظيفة سكرتير بشركة الأمل للإنشاء والتعمير وأثناء المقابلة الشخصية طرحت عليك الأسئلة التالية: ماهي إجابتك المنطقية والمحددة التي تعكس الأسس العلمية لمجال الأعمال المكتبية وفي ضوء ما درست ؟
1- كيف يتم إعداد جدول الأعمال:
ما أهمية ضبط العدد القانوني أثناء الاجتماع ومن المسئول عن ذلك ؟
2- ما هي أهم البيانات التي يجب أن يحتوى عليها سجل الزوار ؟
3- لديك بالمكتب فاكس وكذلك تلكس أيهما أفضل ؟
4- غالبا ما تستخدم السكرتيرة آلة الإملاء فما هي مميزاتها ؟
5- للمفاضلة والاختيار دور كبير في اتخاذ قرارات الشراء فما هي في رأيك أهم الاعتبارات التي يجب أن تؤخذ في الحسبان قبل الشروع في شراء آلة نسخ لمؤسسة كبيرة الحجم ؟
6- متى يعقد الاجتماع الذي يناقش فيه التقرير الأدبي والمالي لشركة ذات مسؤولية محددة وما هي الأمور التي تناقش فيه ؟ و ماهي الإجراءات التي تتبع ذلك ؟
7- عند تصميم التقرير يجب الأخذ بعين الاعتبار عدة أمور فيما يتعلق بالصياغة والواقعية كيف يتم ذلك ؟
السؤال الثالث عشر:
1- بالرغم من التطوير التكنولوجي وظهور وسائل اتصال مختلفة إلا أن لازال للبرقية دور وأهمية فما:
• أهمية البرقية:
• وفيما تستخدم:
• وكيف يتم التعامل معها من قبل:
I. المرسل:
ii. مكتب البريد:
iii. المستلم:
السؤال الرابع عشر:
1- بصفتك عضو في لجنة التعيين لشركة الأمل وتقدم للشركة ثلاثة أشخاص بغرض طلب وظيفة بدالة ما هي أهم الصفات التي تراها ضرورية ويجب أن تتوافر فيه ليتم على ضوئها ترشيحه للوظيفة ؟
2- هل بامكان موظف الاستقبال القيام بمهمات أخرى بالإضافة إلى عمله، اذكر ثلاث منها ؟
3- من البيانات التالية دون المذكرة الداخلية التي حررها السيد / محمد عيسى احمد – قسم المبيعات بتاريخ 12*6*1999 لإدارة الإنتاج بخصوص البضاعة المنتجة لشركة الربيع التجارية والتي أتت مخالفة للمواصفات وعلى كل من يهمه الأمر اتخاذ الإجراءات اللازمة لتسوية الموضوع.
السؤال الخامس عشر:
من بيانات التالية اكتب بطاقة الصنف التالية لمخزون أقلام الرصاص:
( العلبة 3 خرامات – الكر تونة بها 12 علبة )
الرصيد في أول يناير 1999: 100 كرتون .
المورد: شركة الأمل للأدوات المكتبية.
رقم الصنف: 200
وفيما يلي حركة المخزون:
في 2 /1 صرف 5 علب لمدرسي الأعمال المكتبية.(إذن صرف رقم30)
في6/1/ صرف 6 علب لمدرسي اللغة الإنجليزية.( إذن صرف رقم 40)
في 10/1 صرف 4 خرامات لمدرس الحاسب. (إذن صرف رقم 20)
في 20/1 وصل من المورد 40 كرتون (فاتورة رقم 4545)
في28/1 صرف 10 علب لمدرسي الاجتماعيات (إذن صرف رقم 50 )
اسم الصنف:
رقم الصنف: اسم المورد:
التاريخ البيان وارد منصرف رصيد
بالرجوع إلى النموذج اجب:
ما أهمية بطاقة الصنف ؟
عرف المصطلح التالي:
حد الطلب:
الإثنين نوفمبر 05, 2007 10:30 am
